Manajemen Kelompok diharapkan mampu meningkatkan kemampuan pelaku utama perikanan sebagai kader pelaksana dalam mengelola Kelompok KP diberbagai bidang kegiatan dan usaha agar mampu meningkatkan kapasitas pribadi maupun kelembagaan.
Dalam melakukan manajemen kelompok ada beberapa hal yang dapat dilakukan diantaranya :
1. Pembentukan kelompok
2. Kerjasama antar kelompok
3. Dinamika kelompok
4. Pengembangan kelompok
5. Administrasi kelompok
PEMBENTUKAN KELOMPOK
Adapun syarat-syarat dalam pembentukan kelompok tani adalah sebagai berikut :
- Adanya kepentingan dan tujuan bersama antara anggota
- Adanya pertemuan tentang pembentukan kelompok
- Pertemuan harus dihadiri dan diketahui oleh penyuluh, kepala desa serta tokoh masyarakat setempat
- Membuat ad/art serta peraturan-peraturan lain yang dianggap perlu
- Penumbuhan dan pengembangan kelompok tani didasari prinsip dari, oleh dan untuk petani
- Jumlah anggota minimal 20 orang petani atau disesuaikan dengan kondisi lingkungan masyarakat dan usahataninya
- Setiap anggota harus melampirkan e-ktp dan nik
- Kelompok harus didaftarkan pada dinas/instansi terkait agar dinas/instansi terkait dapat mengeluarkan sertifikat kelompok
- Sebaiknya kelompok tani berbadan hokum atau memiliki akta notaris
- Komunikasi
- Paham Hak dan Kewajiban
- Berperan serta dalam kelompok
Kerjasama dapat menambah produktivitas dan meningkatkan moral pengurus. Apalagi jika dilengkapi dengan sikap yang lebih baik terhadap tugasnya tanpa pamrih.
Kerjasama menjadi efektif jika :
DINAMIKA KELOMPOK
Kerjasama menjadi efektif jika :
- Pengurus perlu memahami segala ketentuan dan mekanisme kerja yang ditetapkan.
- Setiap pengurus diharapkan ikut memecahkan masalah
- Pengurus perlu menyadari kemungkinan saran yang diajukan oleh Bidang lain untuk Bidang mereka.
- Mengenali masalah dari Bidang lain, sehingga dapat membantu memberikan sumbangan bagi Bidang tersebut.
- Saling tidak menyetujui tindakan pengurus Bidang lain.
- Mempertahankan pendapat masing-masing secara kaku atau menolak gagasan pihak lain tanpa alasan yang jelas, atau menarik diri jika pendapatnya tidak disetujui
- Tidak mau membantu, masalah pengurus bidang lain
- Menjatuhkan kawan sesama Pengurus
- Memaksakan usulan tanpa kejelasan manfaatnya atau jika usulan dilaksanakan, maka akan meningkatkan biaya besar atau makin mempersulit proses kerja.
DINAMIKA KELOMPOK
Kelompok akan dinamis apabila memiliki :
- Tujuan bersama
- Kebersamaan
- Disiplin
- Jiwa Kepemimpinan
- Komunikasi
- Peran aktif
PENGEMBANGAN KELOMPOK
apabila kelompok sudah dinamis serta adanya tujuan mengembangkan atau meningkatkan skala usaha maka usaha tersebut dapat ditingkatkan menjadi lebih besar seperti Gabungan Kelompok Perikanan (Gapokkan), Asosiasi,maupun Korporasi.
Administrasi Kelompok
Administrasi Kelompok
Bahwa kelompok yang baik dimulai dari lancarnya kegaitan administrasi di kelompok, dalam hal ini kelompok secara rutin mengisi buku - buku administrasi kelompok sesuai peruntukkannya.
Buku administrasi kelompok terdiri dari :
Buku administrasi kelompok terdiri dari :
- Buku data anggota
- Buku tamu
- Buku absen rapat
- Buku inventaris kelompok
- Buku kas
- Buku rencana kelompok
- Buku notulen rapat
- Buku surat
1. Pengertian Administrasi Kelompok
Administrasi Kelompok adalah segala bentuk pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya.
Administrasi Kelompok adalah segala bentuk pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya.
Administrasi merupakan salah satu modal dasar dalam penerapan manajemen yang baik dalam kelembagaan dan organisasi. Begitu juga dalam berkelompok perikanan. Penerapannya dalam berkelompok dapat dibagi menjadi dua bagian penting yakni administrasi kegiatan dan keuangan. Penerapan administrasi kelompok tani ini terimplementasi dengan pembuatan kelengkapan buku-buku administrasi kelompok yang beberapa diantaranya adalah buku tamu, ekspedisi, kas, inventaris, daftar hadir, daftar anggota, kegiatan, notulen pertemuan dan lain sebagainya.
Pentingnya buku-buku tersebut adalah sebagai sumber informasi bagi kelompok sendiri dan pihak pihak terkait lainnya seperti dinas mengenai aktivitas yang dilaksanakan kelompok tani. Bagi kelompok tani sendiri pencatatan dan pendokumentasian aktivitas tersebut juga sebagai bagian penting dalam kelancaran kegiatan kelompok ke depannya. Misalnya saja dalam berbudidaya, berbekal penuangan kegiatan dalam bentuk catatan sangatlah bermanfaat. Kelompok dapat mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan tersebut berdasarkan rangkaian catatan yang terdokumentasi dalam buku tersebut.
2. Manfaat Administrasi / Pembukuan Kelompok
Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai: (1) Alat Kontrol; (2) Alat Dokumentasi; (3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok; (4) Alat monitoring perkembangan kelompok; (5) Alat Evaluasi; dan (6) Alat memupuk kepercayaan anggota.
3. Jenis Administrasi Kelompok
Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.
a. Adminstrasi Organisasi
Dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:
b. Administrasi Keuangan
Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar.
Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk:
1. Alat monitor perkembangan keuangan;
2. Alat pengendalian keuangan;
3. Alat evaluasi terhadap cara pencapaian tujuan atau sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan
4. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan
Model pembukuan keuangan yang digunakan adalah model yang sederhana, mudahdipahami sehingga diharapkan dapat membantu pengurus dalam mempertanggungjawabkan laporan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya.
Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:
1. Buku Kas Kelompok
2. Buku Simpan Pinjam Anggota
Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.
Selain buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.
4. Jenis Buku Administrasi yang Wajib Dimiliki kelompok
Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh kelompok, yakni:
a. Buku Data Anggota Kelompok
Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan usahanya.
2. Manfaat Administrasi / Pembukuan Kelompok
Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.
Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai: (1) Alat Kontrol; (2) Alat Dokumentasi; (3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok; (4) Alat monitoring perkembangan kelompok; (5) Alat Evaluasi; dan (6) Alat memupuk kepercayaan anggota.
3. Jenis Administrasi Kelompok
Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.
a. Adminstrasi Organisasi
Dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:
- Buku Daftar Pengurus dan Anggota
- Buku Notulen Pertemuan
- Buku Tamu dan Bimbingan
- Buku Daftar Hadir Kegiatan
b. Administrasi Keuangan
Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar.
Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk:
1. Alat monitor perkembangan keuangan;
2. Alat pengendalian keuangan;
3. Alat evaluasi terhadap cara pencapaian tujuan atau sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan
4. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan
Model pembukuan keuangan yang digunakan adalah model yang sederhana, mudahdipahami sehingga diharapkan dapat membantu pengurus dalam mempertanggungjawabkan laporan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya.
Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:
1. Buku Kas Kelompok
2. Buku Simpan Pinjam Anggota
Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.
Selain buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.
4. Jenis Buku Administrasi yang Wajib Dimiliki kelompok
Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh kelompok, yakni:
a. Buku Data Anggota Kelompok
Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan usahanya.
Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah: (1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.
Contoh Format Buku Data Anggota Kelompok:
NO | NAMA ANGGOTA | ALAMAT (NO HP/TELP) | JABATAN DALAM KELOMPOK | TINGKAT PENDIDIKAN | USIA (TAHUN) | USAHA POKOK | USAHA SAMPINGAN | KEPEMILIKAN ALAT TANGKAP IKAN | KET. | |
JENIS | BANYAKNYA (BUAH) | |||||||||
b. Buku Tamu Kelompok
Buku Data Tamu Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal.
Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok; (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok; (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.
Contoh Format Buku Tamu Kelompok:
NO | NAMA DAN NO.HP | JABATAN/INSTANSI | TANGGAL | TUJUAN/KEPERLUAN | KESAN | PESAN | TANDA TANGAN | |
DATANG | PERGI | |||||||
c. Buku Rencana Kegiatan Kelompok
Buku RencanaKegiatanKelompok adalah buku yang berisi tentang: (1) Apa yang akan dilakukan atau apa yang hendak dilakukan? (2) Bagaimana melaksanakannya atau apa yang harus dikerjakan? (3) Kapan melaksanakannya? (4) Siapa anggota kelompok yang akan melakukannya? (5) Berapa besar usaha yang akan dilakukan?
Manfaat Buku Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan “kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat ukur terhadap prestasi yang akan dicapai dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.
Contoh Format Buku Rencana Kegiatan Kelompok:
d. Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.
Contoh Format Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok:
NO | URAIAN | VOLUME/FREKUENSI | WAKTU PELAKSANAAN | TEMPAT PELAKSANAAN | KETERANGAN |
d. Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok
Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.
Contoh Format Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok:
TAHUN: ..................
NO | NAMA ANGGOTA KELOMPOK | PENEBARAN BULAN | PERKIRAAN PRODUKSI | ||||||||||||
JAN | FEB | MAR | APR | MEI | JUN | JUL | AGU | SEP | OKT | NOP | DES | TANGGAL | BANYAKNYA | ||
e. Buku Agenda Surat Kelompok
Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data surat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda Surat Kelompok adalah: (1) untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.
Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok:
NO | NOMOR SURAT | TANGGAL SURAT | PENGIRIM/ TUJUAN SURAT | TANGGAL SURAT MASUK/KELUAR | PERIHAL | DISPOSISI/ TINDAK LANJUT/ KETERANGAN | |
SURAT MASUK | SURAT KELUAR | ||||||
f. Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok
Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang menjadi inventaris kelompok dan/ atau barang yang dibeli bersama oleh anggota kelompok. Manfaat Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah: (1) untuk mendata barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat yang ada dalam kelompok.
Contoh Format Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok:
NO | JENIS BARANG | JUMLAH (BUAH) | TANGGAL TERIMA | KONDISI BARANG | KETERANGAN | KODE NO. | |
DIBELI | HIBAH | ||||||
g. Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok
Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada rapat/ pertemuan/ kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah:(1) untuk mengetahui tingkat keaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/ pertemuan.
Contoh Format Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok:
NO | TANGGAL | NAMA KEGIATAN | PESERTA RAPAT/PERTEMUAN/KEGIATAN | |||
NAMA | JABATAN | ALAMAT/ NO.HP | TANDA TANGAN | |||
h. Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok
Buku Notulen Rapat/ Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi dalam rapat/ pertemuan kelompok; termasuk di dalamnya kesimpulan/ keputusan yang diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/ PertemuanKelompok adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/ pertemuan kelompok baik yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalampembahasan masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.
Contoh Format Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok:
NO | TANGGAL | NAMA KEGIATAN (RAPAT/PERTEMUAN) | NAMA PEMBICARA/ PEMBERI PENDAPAT | JABATAN/ JABATAN DALAM KELOMPOK | POKOK-POKOK MATERI/ USULAN/ PENDAPAT YANG DISAMPAIKAN | KESIMPULAN/ REKOMENDASI/ RENCANA TINDAK LANJUT |
i. Buku Kas Kelompok
Buku Kas Kelompok adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bank dari kelompok. Manfaat Buku Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.
Contoh Format Buku Kas Kelompok:
j. Buku Tabungan/Iuran Kelompok
Buku Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/Iuran Kelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .
NO | TANGGAL | URAIAN | BANYAKNYA (BUAH/KALI/KG) | HARGA PER SATUAN (RP.) | MASUK (RP.) | KELUAR (RP.) | SALDO |
j. Buku Tabungan/Iuran Kelompok
Buku Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/Iuran Kelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .
Contoh Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok:
BULAN: ..................
k. Buku Pinjaman Anggota Kelompok
Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.
BULAN: ..................
NO | NAMA ANGGOTA KELOMPOK | TABUNGAN | IURAN BULANAN | IURAN ……………………. | |||
TANGGAL | BANYAKNYA (Rp.) | TANGGAL | BANYAKNYA (Rp.) | TANGGAL | BANYAKNYA (Rp.) | ||
k. Buku Pinjaman Anggota Kelompok
Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.
Contoh Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok:
TAHUN: ..................
TAHUN: ..................
NO. | HARI/ TANGGAL | NAMA | BESAR PINJAMAN (Rp.) | JANGKA WAKTU (BULAN) | PEMBAYARAN (Rp.) | |||||||||||
JAN | FEB | MRT | APR | MEI | JUN | JUL | AGT | SEP | OKT | NOV | DES | |||||
Untuk mempermudah kamu bermain guys www.fanspoker.com menghadirkan 6 permainan hanya dalam 1 ID 1 APLIKASI guys,,,
BalasHapusdimana lagi kalau bukan di www.fanspoker.com
WA : +855964283802 || LINE : +855964283802