Pengertian Administrasi
Administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan sekelompok orang dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan”
Dari uraian tersebut, secara garis besar administrasi meliputi :
Ø adanya usaha bersama
Ø adanya kelompok orang
Ø adanya aktivitas
Ø adanya tujuan
..............., 2017; https://www.academia.edu/34330074/KEP 14 MEN 2012 Penumbuhan Kelembagaan Pelaku Utama Perikanan
Ø adanya usaha bersama
Ø adanya kelompok orang
Ø adanya aktivitas
Ø adanya tujuan
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses aktivitas
daripada administrasi dan karena pimpinan dari organisasi adalah sekaligus
merupakan pimpinan manajemen, maka dia juga yang mempunyai wewenang
menggerakkan kemudi administrasinya.
Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan adalah kumpulan Pelaku
Utama/Usaha yang mempunyai aktivitas dibidang perikanan yang tumbuh berdasarkan
keakraban, keserasian, serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya
perikanan untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usaha dan kesejahteraan
anggotanya.
Lebih jauh Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan juga dapat
berperan sebagai :
1. Kelas Belajar
Merupakan wadah bagi setiap anggotanya untuk berinteraksi
guna meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam berusahatani yang
lebih baik dan menguntungkan, serta berperilaku lebih mandiri untuk mencapai
kehidupan yang lebih sejahtera
2. Unit Produksi Usaha
Merupakan satu kesatuan unit usahatani, untuk mewujudkan
kerjasama dalam mencapai skala usaha ekonomi yang lebih menguntungkan
3. Wahana Kerjasama
Merupakan tempat untuk memperkuat kerjasama diantara sesama
Anggota dalam Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan dan antara Kelompok Pelaku
Utama/Usaha Perikanan dengan Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan lain maupun
dengan pihak-pihak lainnya dalam rangka untuk menghadapi berbagai ancaman,
tantangan dan hambatan serta gangguan.
Pengertian Administrasi Kelompok
Administrasi Kelompok adalah seperangkat catatan atau
dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok tersebut.
Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar
diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang
berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama
dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok,
yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan.
Sebuah organisasi Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan yang
kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan
benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan kelompok tersebut.
Perangkat kelengkapan administrasi Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan yang
semestinya dibuat, digunakan dan dimiliki Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
Administrasi Kegiatan
Administrasi Kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan
oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa
perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :
1. Buku
Induk Anggota
Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi
tentang biodata setiap Pelaku Utama/Usaha yang menjadi anggota kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota,
jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan
data anggota kelompok.
Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan
urutan pada saat Pelaku Utama/Usaha menyatakan diri menjadi anggota kelompok.
2. Buku
Kegiatan Kelompok
Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana
kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi
kegiatan kelompok, dan sebagainya.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk
mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.
3. Buku
Tamu
Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan
tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian
maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang
bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang dating
untuk suatu keperluan.
Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi,
juga memuat maksud/ tujuan dan kesan/ saran. Maksud/ tujuan adalah untuk apa
seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa
jauh kelompok memperoleh pembinaan dari pihak luar yang relevan. Sedangkan
kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam
kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif.
Kolom saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang
yang berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan
jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan
dalam pertemuan pengurus/ anggota.
4. Buku
Notulen Rapat
Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal
yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus
maupun pertemuan anggota.
Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala
persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga
bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik
berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi
kelompok dan cara mengatasinya.
Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk
mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga dapat
membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun
kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/
perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan.
5. Buku
Produktivitas dan Hasil Produksi
Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen
tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan
produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para Pelaku Utama/Usaha
yang dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan
produksi usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk
mengingat kembali pengalaman-pengalaman tentang grafik fluktuasi tingkat
produktivitas dan produksi berbagai komoditi dari musim ke musim.
6. Buku
Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku agenda surat masuk dan surat keluar adalah
dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok
untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok
dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok.
7. Buku
Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang
bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang
dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar.
8. Buku
Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
Buku kepemilikan sarana/ prasarana anggota adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang jenis-jenis sarana dan prasarana perikanan seperti
alat-alat dan mesin perikanan yang dimiliki anggota kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang
memiliki alat-alat dan mesin perikanan sehingga dapat direkapitulasi jumlah
saana dan prasarana perikanan di kelompok tersebut.
9. Buku
Luas Lahan Garapan
Buku luas lahan garapan dan usahatani anggota adalah dokumen
tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan garapan anggota kelompok berupa
lahan darat pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis usahatani yang
dijalankan para anggota .
Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal garapan dan
jenis usahatani anggota sehingga kelompok dapat mengklasifikasi anggotanya
berdasarkan jenis usahatani para anggota.
10. Buku
Pengurus
Buku pengurus adalah dokumen tertulis yang berisi tentang
biodata setiap Pelaku Utama/Usaha yang menjadi pengurus kelompok.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di
setiap periode kepengurusan yang disepakati.
11. Buku
Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi
kehadiran setiap Pelaku Utama/Usaha yang menjadi anggota kelompok dalam setiap
kali kelompok mengadakan kegiatan.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang
menghadiri berbagai kegiatan kelompok.
Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan
oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi
kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan
kelompok antara lain :
1. Buku Kas
Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang
segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya
keuangan kelompok.
Biasanya format buku berisikan tentang tanggal dan bulan
pelaksanaan, nomor bukti kas, uraian penerimaan maupun pengeluaran uang dan
saldo kas.
2. Buku Iuran Anggota
Buku iuran anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas
kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah
anggota kelompok. Iuran anggota adalah penting artinya bagi kelangsungan
organisasi Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan karena dapat digunakan untuk
membiayai semua kegiatan kelompok.
3. Buku Tabungan Anggota
Buku tabungan anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas
kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah
serta kesanggupan anggota kelompok untuk menyisihkan sebagian hasil
usahataninya sebagai tabungan anggota yang sewaktu-waktu dapat diambil kembali.
Tabungan anggota dapat berupa tabungan lebaran atau yang diperuntukan bagi
keperluan anak sekolah.
4. Buku Inventaris
Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang
jenis barang, sarana dan prasarana perikanan seperti alat-alat dan mesin perikanan
yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh Kelompok
Pelaku Utama/Usaha Perikanan maupun dari bantuan pemerintah.
Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin perikanan
yang dimiliki oleh Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan.
5. Buku Penjualan
Buku penjualan adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang dihasilkan Kelompok
Pelaku Utama/Usaha Perikanan yang dilaksanakan oleh anggota kelompok.
Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui perkembangan
penjualan hasil produksi usahatani, termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap
komoditi usahatani yang dijual.
6. Buku Pembelian
Buku pembelian adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan untuk membeli barang
berupa alat dan mesin perikanan serta bahan baku usahatani berupa sarana
prduksi perikanan seperti pupuk, pestisida dsb.
Perangkat Kelengkapan Administrasi
Lainnya
Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus
dimiliki Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan, Kelompok Pelaku Utama/Usaha
Perikanan yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat
kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :
- Sekretariat Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Papan Nama (Plank) Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Stempel Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
- Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Arsip Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan (RDK)
- Rencana Kebutuhan Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan (RDKK)
- Rencana Usaha Anggota (RUA)
- Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Dokumen berupa papan data (Monografi) Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
- Peta Wilayah Kelompok Pelaku Utama/Usaha Perikanan
Sumber :
Sumilat, 2018; https://media.neliti.com/media/publications/76760-ID-administrasi-kelompok-tani-di-kecamatan.pdf
Sumber : http://anugrahfitrady.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar